FAQ Irisbox

S’identifier en tant qu’entreprise

Afin de pouvoir introduire une demande de subside auprès de la COCOF, vous devez faire cette demande au nom de votre entreprise (asbl) et non en votre nom propre.

La première étape est donc de pouvoir s’identifier en tant que personne ayant des droits de représentation de votre ASBL. Pour cela, des démarches sont à effectuer auprès de Csam.

Si vous êtes administrateur

Si vous êtes administrateur, vous devez avoir préalablement demandé vos accès à Csam. Pour cela, suivez les étapes 1 à 4 situées juste après la vidéo.

Si vous êtes collaborateur de l’ASBL

Si vous êtes un collaborateur de l’asbl, il faut que l’administrateur de votre ASBL (ou son délégué qui possède la clé numérique CSAM) vous ait attribué un rôle.

Lorsque ce sera le cas, vous recevrez par e-mail une invitation d’inscription à IRISbox. Confirmer l’invitation en cliquant sur le lien contenu dans l’e-mail reçu.

Vous devrez ensuite vous identifier pour pouvoir entrer dans Irisbox. Pour cela, différentes méthodes vous seront proposées (Eid, Itsme, …).

Se connecter à Irisbox

A présent

Vous êtes connecté à Irisbox et vous avez un pouvoir de représentation de votre ASBL.

Reportez-vous aux étapes 5 et 6 pour pouvoir introduire une demande de subvention (voir le mode d’emploi).

Pour toute demande de subside auprès de la COCOF, des documents sont nécessaires. Certains sont exigés pour pouvoir introduire une demande, d’autres vous seront demandés durant l’instruction de votre demande.

Selon le service concerné par votre demande, différents documents sont nécessaires. Il vous est donc conseillé de commencer par visiter la page internet du service concerné.
Vous y trouverez toutes les informations importantes ainsi que les documents nécessaires à l’introduction d’une demande de subside.

Voir la page subsides et agrements

La première précaution, consiste à vérifier que votre demande a bien été envoyée, à la bonne administration. Pour cela, plusieurs chemins sont possibles.

En voici un :

1. Vérifier que vous êtes bien sous le profil “Entreprise” et faites-le si ce n’est pas le cas.
2. Cliquer sur votre nom afin d’ouvrir le menu déroulant, choisir l’option “Mes demandes”
3. Dans le cadre d’options de gauche, sous “mes demandes”, choisir “mes demandes” si ce n’est pas le cas.
4. Les demandes que vous avez instroduites apparaissent. Vérifier pour la demande qui vous préoccupe, que dans la colonne Organisation : “Commission Communautaire française – COCOF” est bien référencé.

Si une autre Organisation est renseignée, cela signifie malheureusement qu’un formulaire d’un autre organisme a été rempli. Il n’y a donc d’autre choix que de refaire une demande avec le formulaire de la “Commission Communautaire française – COCOF”

5. Vérifiez la colonne Statut, qui vous renseigne sur le statut de votre demande.

Si le statut de votre demande est : “Sauvegardé”, cela signifie que vous avez bien enregistré votre demande (vous pourrez sortir d’Irisbox et revenir plus tard sans perdre ce que vous avez déjà introduit).

Pour autant, une demande “sauvegardée” ne signifie pas qu’elle ait été introduite auprès de la COCOF. Nous n’aurons connaissance de votre demande qu’à partir du moment où vous l’aurez “envoyée” via le bouton “ENVOYER” en bas du formulaire.

Si votre demande se trouve sous le statut “Transmis”, cela signifie que la demande nous a bien été envoyée, mais qu’elle n’a pas encore été traitée par le service en question. Si votre demande a été introduite depuis plus de 15 jours et qu’elle est toujours sous ce statut, prenez contact avec le référent du secteur concerné par votre demande*.

Si votre demande se retrouve sous le statut “En traitement”, cela signifie que la demande nous a bien été envoyée, et que celle-ci est traitée par nos services. Cela peut prendre un certain temps selon les secteurs.

Enfin, si votre demande est sous statut “Incomplet”, cela signifie que la demande vous a été renvoyée car celle-ci ne contient pas tous les éléments requis.

Cela signifie qu’une action de votre part est nécessaire pour compléter votre demande (manque de document(s) annexes, manque de développement de votre part, …). Les éléments manquants vous sont spécifiés dans votre demande et dans le courriel de retour que vous avez reçu.

Pour tout changement de statut d’une demande introduite, vous serez averti par mail.

C’est pourquoi l’introduction de votre mail est si importante dans votre profil (pour plus d’informations, consulter la rubrique : Je ne reçois pas les courriels d’accusé de réception ou de changement de statut). Il n’est donc pas nécessaire de vérifier tous les jours où en sont vos demandes

* Vous pouvez trouver les moyens de contact du/des référent(s) concerné par votre demande via le lien suivant : page subsides et agrements.

Actuellement, les associations de fait ne peuvent pas se connecter sur la plateforme Irisbox. Vous faites partie d’une association de fait ? La procédure suivante ne vous concerne pas, vous continuez à remplir vos demandes de subventions par mail et par courrier.

Si vous ne parvenez pas à vous connecter via CSAM (eID, Itsme, etc.), vous pouvez prendre contact avec le helpdesk de CSAM :

• Via le formulaire en ligne
• Par téléphone au 02 740 79 92

Heures d’ouverture : Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00

Attention, la liste des formulaires met parfois quelques secondes avant de charger.

Si vous êtes l’administrateur de l’ASBL

1. Vérifiez si vous avez bien demandé la clé d’accès numérique CSAM de votre ASBL
2. Vérifiez si vous êtes bien connecté sur le portail « entreprise » d’IRISbox
3. Si le formulaire « demandes de subsides » de la COCOF n’apparaît toujours pas, vous pouvez prendre contact avec Irisline : par téléphone au 02/801.00.00, par courriel à l’adresse irisline@cirb.brussels et via le Helpdesk Irisline.
   Heures d’ouverture : du lundi au vendredi de 8h à 18h

Si vous êtes un collaborateur de l’ASBL

1. Vérifiez si vous êtes bien connecté sur le portail « entreprise » d’IRISbox

   

2. Une fois connecté en « entreprise », sous « mon profil », vérifiez votre rôle. Pour accéder au formulaire, vous devez avoir le rôle de collaborateur ou de manager d’unité business. Si aucun de ces rôles ne vous est attirbué, demandez à l’administrateur de votre ASBL (ou son délégué qui possède la clé numérique CSAM) de vous donner ce rôle (voir le mode d’emploi).

   

3. Si le formulaire « demandes de subsides » de la COCOF n’apparaît toujours pas, vous pouvez prendre contact avec Irisline : par téléphone au 02/801.00.00, par courriel à l’adresse irisline@cirb.brussels et via le Helpdesk Irisline.
   Heures d’ouverture : du lundi au vendredi de 8h à 18h

Vérifiez que votre adresse e-mail est bien renseignée dans mon profil

1. Vérifiez que vous êtes bien connecté en « entreprise »

   

2. En haut à droite, cliquez sur votre nom puis sur « mon profil »

   

3. Indiquez l’adresse e-mail de votre choix à l’emplacement prévu, en bas du cadre « e mail professionnel ». Vous pouvez mettre l’adresse de votre choix, par exemple une adresse générique de votre ASBL.
4. Cliquez sur « mettre à jour »
   Vous recevrez désormais toutes les notifications de changement d’état de dossier sur l’adresse que vous avez renseignée. Vous pouvez également suivre le statut de votre dossier en allant dans « mes demandes », sous votre nom (toujours en étant connecté en « entreprise »).

   

Vous pouvez enregistrer votre formulaire de demande de subside pour y retourner plus tard.

Attention, l’enregistrement n’est pas automatique. Vous devez obligatoirement suivre les instructions ci-dessous.

1. Cliquez sur « Enregistrer » tout en bas de votre formulaire
2. Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », vous recevez un courriel de confirmation.
3. Vous pouvez retrouver votre demande enregistrée soit en cliquant sur « Ma demande » dans le courriel que vous venez de recevoir, soit directement sur IRISbox, en cliquant dans le menu déroulant situé en-dessous de votre nom, sur « Mes demandes ». Pour plus de facilités, vous avez la possibilité de dupliquer vos demandes IRISbox.

Lorsque vous êtes connecté en mode « entreprise », vous pouvez suivre le statut de votre dossier en cliquant sur « mes demandes », sous votre nom (toujours en étant connecté en « entreprise »).

Vous ne devez répondre au questionnaire qu’une fois par an. Si vous y avez déjà répondu cette année, vous ne devez donc pas le refaire.

Une fois arrivé à l’étape de Validation, vous pourrez dès lors cocher la case de validation du formulaire sans avoir à le remplir à nouveau.

Si vous n’êtes pas sûr du secteur qui est concerné par votre demande, nous ne pouvons que vous recommander de parcourir les pages internet des différents secteurs qui contiennent les informations nécessaires et utiles.

Vous y trouverez aussi le moyen de contacter la/les personne(s) référentes en cas de besoin d’informations complémentaires sur un secteur.

Voir page : subsides et agrements

Vous devez remplir un formulaire pour chacun des secteurs concernés. Si vous souhaitez demander une subvention pour un même projet dans plusieurs secteurs, merci de le mentionner dans l’onglet « description du projet » dans vos formulaires, sous l’intitulé « Le contexte dans lequel s’inscrit le projet ».

Pour plus de facilités, vous avez la possibilité de dupliquer vos demandes IRISbox.

• Commencez par remplir le formulaire pour l’un des secteurs concernés.
• Une fois que vous l’avez sauvegardé, ou que vous l’avez validé, il apparaît dans la liste de vos demandes.
• Cliquez sur l’icône « œil » (« Consulter le détail de la demande ») à côté de votre formulaire.

Vous arrivez sur la synthèse de votre demande. Cliquez sur le bouton « Dupliquer

Un nouveau formulaire, identique à celui que vous avez sélectionné, s’ouvre. Vous n’avez plus qu’à modifier son contenu (dont le secteur !), puis l’enregistrer ou le valider. Vous verrez alors dans votre espace « mes demandes » que votre formulaire existe en deux exemplaires.

Attention ! Il est possible que les documents à annexer varient d’un secteur à l’autre. Veillez à vérifier les conditions d’octroi pour le nouveau secteur que vous avez sélectionné.