Mode d’emploi ASBL IRISbox

Chères associations, Chers partenaires,

Nous vous avons envoyé un courriel en janvier 2023 concernant une grande nouveauté : l’utilisation de la plateforme IRISbox pour introduire vos demandes de subventions facultatives !

Pour rappel, cette nouvelle procédure a de nombreux avantages :

• Plus besoin de chercher l’adresse courriel d’un gestionnaire de projets spécifique,
• Plus aucun risque que votre demande tombe dans la boîte SPAM,
• Moins de risques d’oublier de transmettre les informations ou les documents nécessaires,
• Une possibilité de suivre en direct l’état d’avancement du traitement de votre dossier
• Une solution facile, cohérente et harmonisée avec les autres administrations bruxelloises !

Nous revenons vers vous comme promis pour vous en expliquer l’utilisation.

Actuellement, les associations de fait ne peuvent pas se connecter sur la plateforme Irisbox. Vous faites partie d’une association de fait ? La procédure suivante ne vous concerne pas, vous continuez à remplir vos demandes de subventions par mail et par courrier.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez effectuer votre demande de subsides ou de subventions à l’aide du formulaire électronique disponible sur IRISbox, le guichet électronique des administrations bruxelloises.

Webinaire Irisbox du 16 mars 2023 (vidéo) :

Pour une introduction rapide de votre demande, nous vous conseillons de la préparer en amont :

Étape 1 : Répertoriez-vous comme gestionnaire d’accès auprès de CSAM.

Le ou la représentant·e de votre ASBL, MENTIONNÉE DANS VOS STATUTS, doit se répertorier auprès de CSAM, la porte d’accès aux services de l’État belge, si il ou elle ne l’est pas déjà.

Pourquoi ? Car il ou elle y obtiendra une clé numérique qui lui ouvrira l’accès aux guichets électroniques de toutes les administrations bruxelloises et pourra, par la suite, y effectuer des actions administratives (demandes de documents, de subsides, etc.) pour votre ASBL.
Comment pouvez-vous vous répertorier auprès de CSAM ? Demandez un accès via la page “Gestion des Gestionnaires d’Accès“

Choisissez la case « Désigner un gestionnaire d’accès principal » :

Choisissez la procédure standard afin de compléter le formulaire.

Et suivez les instructions.

Besoin d’informations supplémentaires concernant cette étape, les clés numériques et la sécurité de vos données ?

• Consultez cette page
• Téléchargez le guide utilisateur
• Prenez contact directement avec CSAM : info@csam.be ou par téléphone au +32(0)2 290 28 45

Étape 2 : Identifiez-vous comme membre d’une « entreprise » sur IRISbox

Une fois répertorié·e auprès de CSAM, alors vous pourrez vous connecter à IRISbox en tant que membre d’une « entreprise », et ce, même si vous êtes une ASBL !

Comment faire ?

• Allez sur la page IRISbox
• Identifiez-vous via un lecteur de carte d’identité ou l’application itsme en cliquant sur « Se connecter » en haut à droite de l’écran.
• Une fois connecté.e à IRISbox , choisissez l’accès « Membre d’une Entreprise »

Pour toute information supplémentaire sur cette étape, vous pouvez télécharger le manuel IRISbox .

Vous souhaitez plus d’informations sur le fonctionnement d’Itsme, consultez cette page.

Étape 3 : Renseignez votre adresse courriel de contact

Une fois identifié·e en tant que membre d’une « entreprise », commencez par indiquer sur quelle adresse e-mail vous souhaitez recevoir vos notifications.

Pour effectuer cette étape, cliquez en haut à droite sur votre nom, puis sur « Mon profil » dans le menu déroulant.
Vous avez alors accès au champ « E-mail professionnel » que vous pourrez compléter avec l’adresse courriel de votre choix. Toutes les notifications liées à votre demande arriveront sur cette adresse courriel.

Étape 4 : Déléguez les accès IRISbox à vos collaborateurs

Si vous le souhaitez, vous pouvez inviter l’un·e de vos collaborateur·ice·s sur Irisbox pour qu’il ou elle remplisse les formulaires de demande.
Attention : la désignation d’un collaborateur ou d’une collaboratrice relève de votre responsabilité. Veillez à n’accorder ce droit qu’à des personnes faisant partie de votre ASBL et à réviser régulièrement la liste des accès que vous donnez.

Comment faire ?

• Cliquez sur votre nom en haut à droite de l’écran
• Cliquez sur « Mon Espace »
• Vous arrivez alors sur votre espace personnel. Cliquez sur le bouton « Gestion »

• Cliquez sur le bouton « Utilisateurs ». Vous verrez apparaître la liste des utilisateurs à qui vous avez donné des accès Irisbox ;
• Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter ».

Dans l’onglet « Informations », indiquez le nom, le prénom, le numéro national et l’adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez donner un accès IRISbox.

Cliquez ensuite sur l’onglet « Rôles ». Trois rôles sont possibles :

• Manager d’unité business : c’est le rôle qui a le plus de droits dans Irisbox entreprise : il permet d’accorder ou supprimer les droits d’accès à ses collaborateurs. Il doit être connu dans le système fédéral d’identification CSAM, domaine économie ou en tant que gestionnaire d’accès principal.
• Collaborateur : il peut créer et remplir des demandes.
• Lecteur : il peut seulement lire les demandes.

Cliquez sur le rôle que vous souhaitez donner à la personne que vous avez désignée ;

Enfin, cliquez sur le bouton « Inviter ».

Le ou la destinataire de l’invitation recevra un e-mail d’inscription à IRISbox. Il ou elle devra confirmer l’invitation en cliquant sur le lien de l’e-mail.

Pour modifier ou supprimer l’accès d’une personne, retournez dans l’onglet « Gestion » – « Utilisateurs » et cliquez sur le crayon à côté de ses coordonnées.

Étape 5 : Accédez au formulaire « Demande de subside », complétez le formulaire et chargez les annexes

Vous pouvez désormais accéder au formulaire « Demande de subsides ». Pour cela :

• Cliquez sur le bouton jaune situé en haut à gauche de votre écran « Choix de l’administration »
• Sélectionnez « Administration régionale »
• Choisissez « Commission Communautaire Française- COCOF »
• Confirmez !

Cliquez ensuite sur le formulaire « Demande de subsides » et sur « Demander ».

Vous pouvez également accéder directement au formulaire en cliquant sur ce lien.
Vous avez maintenant accès au formulaire et pouvez remplir les champs.

Rappelez-vous de bien « Enregistrer » de temps en temps votre demande au cas où vous devriez y revenir plus tard ! En effet, il est possible de sauvegarder sa demande et de la compléter par la suite, avant de l’envoyer, s’il vous manque des informations !

Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », vous recevez un courriel de confirmation.

Vous pouvez retrouver votre demande enregistrée soit en cliquant sur « Ma demande » dans le courriel que vous venez de recevoir, soit directement sur IRISbox, en cliquant dans le menu déroulant situé en-dessous de votre nom, sur « Mes demandes ».

Quelques points d’attention dans l’encodage de votre demande

Le genre et le handicap

En cliquant sur l’une de vos demandes de subsides, vous arriverez à nouveau sur votre page d’introduction de la demande. Dans l’onglet « Avant de continuer », vous trouverez un lien pour accéder au questionnaire « Dimensions de genre et de handicap ». Ce formulaire est à remplir une seule fois par an pour l’ensemble des demandes introduites. Il a une portée statistique importante pour l’intégration de l’égalité des hommes et des femmes ainsi que l’inclusion des personnes en situation de handicap dans les projets subventionnés par la COCOF. C’est aussi un moyen de sensibilisation des associations à ces dimensions de genre et de handicap tant pour la construction de vos projets que pour le fonctionnement interne de votre association.

Le secteur concerné par votre demande

Veuillez prêter également une attention particulière à la question « Secteur concerné par le subside ».

Le choix du secteur dans lequel vous souhaitez introduire votre demande de subvention génèrera, en fin de formulaire, le questionnaire spécifique du secteur concerné par votre demande.

Un doute sur le secteur qui vous concerne ?

Vous trouverez la liste des secteurs sur la page “Subsides et agréments” du site internet de la COCOF ou sur ce document, qui recense également les pages du site qui leur sont dédiées.

Le lieu de votre activité

Dans la rubrique « Présentation du projet », il vous est demandé si le lieu de votre activité est fixe ou itinérant. Si votre activité se déroule sur l’un de vos sites officiels autre que votre siège social, merci de cocher la case « Lieu de l’activité – Fixe » et d’en indiquer l’adresse.

Étape 6 : Joignez les documents demandés

Par défaut, IRISbox prévoit la liste d’annexes suivantes à joindre à votre demande :

• Annexe 1 : le formulaire spécifique que vous remplirez et qui sera généré en fonction du secteur d’activité que vous choisirez
• Annexe 2 : votre budget prévisionnel, que vous pouvez également télécharger sur IRISbox
• Annexe 3 : vos derniers comptes et bilans comptables approuvés
• Annexe 4 : la preuve de dépôts des comptes (de l’année précédente) au greffe du Tribunal du commerce
• Annexe 5 : votre rapport d’activités de l’année précédente
• Annexe 6 : votre relevé d’identité bancaire (le document officiel de la banque, et non une capture d’écran d’e-banking). Attention : ce document n’est nécessaire que s’il s’agit de votre première demande de subvention auprès de la COCOF, ou si votre ASBL a changé de compte bancaire.

En fonction du secteur concerné par votre demande, cette liste peut varier. Veuillez donc vérifier quelles annexes vous devez fournir conformément aux instructions que vous trouverez sur les pages web de notre site internet COCOF dédiées aux différents secteurs d’activités.

Chargez les annexes aux emplacements prévus à cet effet dans la rubrique « Documents à joindre » située à la fin du formulaire.

Veillez à bien charger le bon document au bon emplacement !

Vous pouvez ajouter d’autres annexes en cliquant sur le bouton « Parcourir » qui se trouve tout en bas de la page.

Étape 7 : Validez !

Dans la rubrique « Validations », cochez les trois cases qui concernent la conformité des données, le traitement des données, et les questions sur l’égalité des hommes et des femmes.

Et enfin, cliquez « Envoyer ».

Votre demande de subside est officiellement terminée ! Il ne vous reste qu’à attendre la réponse de notre administration.

Une question ? Contactez-nous afin que nous puissions vous aider.

Vous pouvez également répondre à notre questionnaire de satisfaction pour nous faire part de vos observations dont nous tiendrons compte dans l’amélioration continue de ce nouvel outil !