Subsides – Initiatives action sociale et famille

Si vous désirez demander une subvention pour le fonctionnement de votre association ou pour un ou plusieurs projets ou activités, nous vous invitons à télécharger le formulaire de demande de subvention et les formulaires d’informations budgétaires.

Questionnaire type subvention action sociale et famille  – 182 kb – docx – Télécharger le document

Budget prévisionnel action sociale et famille – 178 KB – xlsx – Télécharger le document

Ces documents complétés et signés doivent être obligatoirement renvoyés :

Par courrier à Monsieur Olivier Petit, Chef de Cabinet de Madame la Ministre Barbara Trachte, chargée de la Politique de la Famille Botanic Building, Boulevard Saint-Lazare, 10 – 12ème étage à 1210 Bruxelles ou Monsieur le Ministre Alain Maron, chargé de l’Action Sociale Botanic Building, Boulevard Saint-Lazare, 10 – 11ème étage à 1210 Bruxelles

Par courrier, en copie, à :

Commission communautaire française
Service des Affaires Sociales
Rue des Palais, 42
1030 Bruxelles

Par email à l’adresse suivante : actionsociale@spfb.brussels

N’oubliez pas de joindre à votre demande, les documents suivants :

Copie des statuts actualisés (si pas encore parus au Moniteur Belge).
Rapport d’activités de l’année précédente.
Les comptes et bilan de l’année précédant la demande et la preuve du dépôt au tribunal de commerce ou à la Banque Nationale Belgique.
Budget prévisionnel global de l’asbl.
Budget prévisionnel détaillé du projet à subventionner (cfr. Formulaire d’informations budgétaires).

L’octroi de subside est soumis à l’approbation du Ministre compétent et, en fonction du montant, du Collège de la Commission communautaire française.
En cas d’acceptation, il fera l’objet d’un arrêté qui en précisera les modalités, notamment la période de subvention. Une notification de cet arrêté sera envoyée par l’Administration à l’asbl.

Nous attirons votre attention sur le fait que toute subvention octroyée doit être dûment justifiée en fonction des pièces éligibles inscrites dans l’arrêté.

Ces pièces justificatives correspondront aux données fournies dans les formulaires de demande de subvention et d’informations budgétaires. Elles respecteront la période de couverture de la subvention mentionnée dans l’arrêté.

Enfin, le dossier de justification devra répondre obligatoirement au respect de la législation en vigueur relative aux marchés publics.

• Toute subvention doit être dûment justifiée en lien avec l’activité subventionnée ;
• Les pièces justificatives doivent respecter les prescrits de l’arrêté,  notamment :
• La date limite de remise des pièces justificatives ;
• La période de couverture de la subvention ;
• Les frais et les pièces éligibles.
• Seules des copies des pièces justificatives doivent être fournies et sont obligatoirement accompagnées d’un tableau récapitulatif des pièces justificatives, conforme au modèle fourni par l’Administration.
• Les pièces justificatives devront être numérotées et classées dans l’ordre correspondant à celui du relevé.

Seules les copies des pièces justificatives se rapportant aux frais éligibles inscrits dans l’arrêté de subvention seront acceptées. Lorsque l’asbl bénéficie d’un multi subventionnement, les pièces justificatives doivent impérativement comporter une ventilation entre les différentes subventions.

Les frais de rémunérations et les honoraires :

Les salariés:

• une liste reprenant le nom, le prénom, la fonction et la qualification de chaque travailleur ;
• les fiches de salaire ou les comptes individuels;
• les factures du secrétariat social, de la médecine du travail et de l’assurance légale;
• la répartition des frais salariaux en cas de partage de prestations entre plusieurs projets.

Sont exclus : les indemnités octroyées dans le cadre d’un préavis non presté, les chèques repas ou tout autre avantage extra-légal.

Les indépendants :

• les notes d’honoraires ;
• la preuve de paiement (extrait bancaire) ;
• les fiches fiscales 281.50 ou le relevé 325.50

Les volontaires:

• le contrat d’assurance en responsabilité civile ;
• le reçu signé par le volontaire mentionnant les jours et heures de prestations volontaires effectuées par celui-ci ;
• les frais de déplacement des volontaires sont acceptés aux conditions prévues par la loi sur le volontariat.

Les frais de fonctionnement :

• Pour les loyers, une copie du bail ou de la convention d’occupation et les preuves de paiement (extrait bancaire) ainsi que la répartition éventuelle des surfaces occupées et/ou la durée d’occupation lorsque les locaux sont partagés par plusieurs associations ou services.
• Pour les frais de déplacements: le tableau de forfaits kilométriques, les preuves de paiement ainsi que les motifs de ces déplacements (les déplacements à l’étranger sont exclus).
• Pour les frais spécifiques liés à la nourriture: sont seuls recevables les frais liés à l’achat de café, thé, lait, sucre, eaux et jus pour les réunions.
• Sont exclus :
  • les frais de représentation (restaurant, cadeaux, frais d’hôtel, de voyage,…) sauf s’ils sont explicitement prévus dans l’arrêté d’octroi de la subvention
  • les frais relatifs à des activités à faible contenu pédagogique tels que cinéma, parc d’attraction, paint-ball… ou tout autre activité à caractère exclusivement ludique sauf s’ils sont explicitement prévus dans l’arrêté.
  • les communications internationales, l’achat d’Iphone, smartphone, Ipad, tablette,….qui n’ont aucun lien avec l’activité subventionnée.

Comptes et bilan et Rapport d’activités :

• les comptes et bilan ou un relevé des dépenses et recettes de l’activité subventionnée (ces comptes devront reprendre le relevé détaillé des subventions accordées par d’autres secteurs de la Cocof ou d’autres organismes) ;
• un rapport relatif à l’activité subventionnée.

Modifications :

Tout changement des statuts devra être annoncé à l’administration dans un délai de 15 jours à dater de leur survenance, de même que toute modification du projet pour lequel la subvention a été octroyée.

Tout dossier non conforme à ces dispositions s’expose à être renvoyé avec comme conséquence probable un paiement différé (voire annulé) de cette subvention.

Si le montant liquidé à titre d’avance est supérieur aux montants justifiés, l’asbl sera tenue de rembourser le trop perçu.