Secrétaire de Direction F/H/X – Direction de l’administratrice générale

Contrat de remplacement de minimum 6 mois garantis – Postulez avant le 2 juin 2025

Votre mission :

La Commission communautaire française (COCOF) recherche un.e secrétaire de direction pour assister son administratrice générale dans la poursuite de ses objectifs de service public. Vous possédez un diplôme en assistant.e de direction ? Vous êtes organisé.e, réactif.ve et souhaitez évoluer dans un environnement dynamique ? Postulez dès à présent !

Vous êtes chargé.e de gérer de manière proactive l’agenda de l’administratrice générale, de prévenir les conflits horaires et d’anticiper les déplacements. Vous utilisez quotidiennement des outils collaboratifs tels que TEAMS, OUTLOOK et LOOP et vous assurez une présence sur site pour résoudre les difficultés du quotidien, accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes.

Votre mission principale est donc d’assurer des tâches administratives, d’organisation et de facilitation pour les besoins de l’administratrice générale afin de contribuer de façon optimale aux prestations de services.

En tant que soutien administratif, vous établissez, adaptez et vérifiez des documents administratifs qui nécessitent une analyse approfondie afin d’assurer que le service ou le/la bénéficiaire dispose des documents et des informations nécessaires au moment convenu et que les dossiers soient à jour.

Exemples de tâches :

• Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier entrant et sortant
• Rédiger des courriers courants sur base d’instructions données
• Préparer les dossiers pour les réunions, réserver les salles, faire des copies, scanner des documents, s’assurer du bon fonctionnement du matériel (photocopieuse, scan…) et signaler les problèmes éventuels aux responsables concernés
• Rédiger les PV de réunion

En tant qu’organisateur·rice pratique, vous organisez d’un point de vue pratique des activités ou des événements de manière autonome et cherchez activement des solutions à des problèmes imprévus afin de contribuer à l’organisation des activités au sein du service.

Exemples de tâches :

• Gérer l’agenda d’une ou plusieurs autres personnes
• Organiser et planifier des réunions, envoyer des invitations, réserver la salle
• Répondre au téléphone et transférer les appels
• Organiser les déplacements

En tant que personne de contact, vous répondez à un large éventail de questions ou de plaintes de bénéficiaires, les situez dans leur contexte et adaptez des alternatives existantes à la situation concrète afin de soutenir au maximum les bénéficiaires dans la recherche d’une réponse à leur question ou plainte.

Exemples de tâches :

• Répondre au téléphone, mails, demandes de renseignements simples et routinières.
• Assurer la circulation des infos entre la hiérarchie et les agents et inversement
• Agir comme intermédiaire entre le/la supérieur·e hiérarchique et les intervenant·e·s externes et internes.
• Avertir les parties concernées de l’état d’avancement des dossiers.
• Accueillir les visiteur·euse·s.

Votre profil :

• Vous possédez un bachelier ou graduat en assistant.e de direction ;
• Vous démontrez d’excellentes aptitudes rédactionnelles et une orthographe irréprochable ainsi qu’une bonne communication orale ;
• Vous êtes familier des outils informatiques collaboratifs tels que TEAMS, OUTLOOK et LOOP ;
• Vous êtes disponible pour assurer cette fonction en présentiel.

Vous êtes capable :

• D’accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs ;
• D’accompagner les autres et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien ;
• De réagir aux stress en se focalisant sur le résultat, en contrôlant ses émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique ;
• De créer et améliorer l’esprit d’équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ;

Nous offrons :

• Un contrat de remplacement (minimum 6 mois garantis) et à temps plein
• Un salaire mensuel brut de départ de 2912,15 EUR et la possibilité de reconnaître jusqu’à 6 années d’expérience maximum dans le secteur privé et 100% du secteur public.
• Une allocation de fin d’année
• Des chèques repas de 8€

Nos avantages :

• Un équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce aux 35 jours de congés annuels
• Des horaires flexibles, adaptés à vos besoins : commencez entre 7h30 et 9h30, terminez entre 15h30 et 17h30.
• Le suivi de formations professionnelles adaptées à votre fonction au sein de la COCOF
• La gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail
• Une indemnité vélo
• Un cadre de travail agréable
• Des avantages sur le plan social et médical comme une assurance hospitalisation et soins dentaires, l’intervention dans certains frais médicaux, l’intervention pour des dépistages, l’intervention financière d’abonnements sportifs
• Des avantages pour les enfants: chèque et fête de St Nicolas, prime pour les activités durant les vacances
• Des activités culturelles à prix réduits.
• Possibilité de télétravail mais à raison d’une fois maximum par semaine, soumis à validation de la hiérarchie.

Qui sommes-nous ? :

https://ccf.brussels/

Informations pratiques :

Contact procédure de sélection : Mike D’heur (mdheur@spfb.brussels)
Contact sur le contenu de la fonction : Bernadette Lambrechts (blambrechts@spfb.brussels)

Précisions quant aux critères de recevabilité :

Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra comporter :

• Un curriculum vitae rédigé en français et actualisé ;
• Une lettre de motivation faisant mention de la fonction ;
• Une copie du diplôme requis.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 2 juin 2025 en mentionnant l’objet « Secrétaire de direction ». Si vous profil correspond aux attentes de la fonction, vous serez recontacté.e pour un entretien planifié en fin juin 2025.

Les dossiers de candidature seront adressés par mail à l’adresse recrutement@spfb.brussels

Sur la base des lettres de motivation, des « curriculum vitae » et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidatures.

Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française est requise (pour l’obtenir : 02/690.89.00 Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur)

Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise (pour l’obtenir : inscription en ligne sur le site du Selor (www.selor.be).

Vous présentez un handicap, un trouble ou une maladie et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Pour en faire la demande, nous vous invitons à le mentionner dans votre acte de candidature en mettant en avant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien.

Vous serez alors contacté(e) par un collaborateur du service de l’Administration du personnel et des carrières.